7 Cara Menekan Biaya untuk Meeting

Tuesday, 14 February 17   12 Views   0 Comments   Venue

Inilah pelajaran dari industri meeting di Negeri Paman Sam: bahwasanya ekonomi yang tumbuh melamban tak mengekang bisnis penyelenggara pertemuan. Anda hanya butuh kreatif bagaimana cara menekan biaya produksi. Lalu, di manakah pos-pos biaya dapat dihemat?

1. Mintalah diskon kepada vendor

Bagaimana meminta diskon kepada vendor? Robin E. Craven, seorang meeting planner yang berpengalaman selama 30 tahun, mengatakan, “Jujurlah kepada vendor Anda bahwa Anda tak mampu lagi memesan kebutuhan meeting sebanyak sebelumnya. Katakan Anda ingin terus berlangganan dengan mereka, tapi berbagai pembatalan membuat anggaran nyaris habis.”

Berhasilkah resep Craven? “Berhasil!” katanya. Sebuah supplier audio visual di Colorado memberi potongan harga mencapai 50 persen. Menurut Craven, dia tak bakalan memperoleh diskon bila tak memintanya. Dan biasanya, di saat susah, para vendor memberi potongan harga untuk membina hubungan bisnis jangka panjang. Itu pula yang dilakukan Egi Kristian, Presiden Direktur Pentawira, dan Iwan Jahya, Presiden Direktur Wanindo. Mereka memberi paket hemat bagi penyelenggara pameran dan konferensi.

“Alasannya, setelah krisis pasti mereka mencari kami dengan harga yang menarik,” papar Iwan Jahya. Saat krisis, supplier memang mesti tahu diri, ambil untung ala kadarnya untuk membantu industri meeting agar tetap berlangsung.

2. Jujur

Demikian halnya dengan hotel, resor, dan venue. Jujurlah kepada mereka mengenai posisi keuangan Anda. Kunci sukses bekerja dengan klien adalah memahami tujuan dan kebutuhan penyelenggara pameran dan meeting, seberapa besar anggaran mereka dan seberapa berkualitas pelayanan dengan anggaran yang tersedia. Maka, sebisa mungkin pemilik venue melayani kebutuhan organizer sesuai anggaran mereka. Toh, tak selamanya krisis terjadi. Bila semuanya normal, mereka berani membayar mahal.

3. Carilah hotel berbintang yang sedang sepi

Angela Gennari, pemilik VenueQuest, menyarankan klien yang ingin meeting dapat memaksimalkan minimnya anggaran asal mereka fleksibel. Kunci dalam hal fleksibel, menurut Gennari, adalah klien harus memerhatikan tiga hal, yaitu waktu, harga, dan ruang.

Sebagai contoh, bila meeting planner mampu meyakinkan klien soal waktu kapan hotel-hotel memberi potongan harga, juga kapan sebuah venue memberi harga khusus, maka klien akan memperoleh program meeting yang terbaik. Hal itu memungkinkan lantaran industri meeting dibangun dengan hubungan baik di antara para pelakunya. Manajemen hotel dengan senang hati memberi data kapan ruang pertemuan mereka sangat penuh atau sangat kosong. Jadi, meeting planner tinggal mencari informasi untuk menemukan deal yang terbaik. Nah, kalau klien tak terburu-buru atau mau fleksibel soal waktu, baik klien maupun meeting planner akan menemukan harga yang terbaik.

4. Go green

Ini bukan latah lantaran ketakutan bumi kian memanas. Namun, percayalah bahwa menggelar meeting “hijau” dapat memangkas biaya. Caranya dengan menggelar meeting tanpa kertas dan jangan gunakan air mineral dalam botol. Ganti materi meeting dengan soft copy dan gunakan gelas yang diisi air dari teko. “Cara ini menghemat pengeluaran kami hingga US$1.000 untuk grup yang berjumlah 100-200 peserta. Lagi pula, botol plastik tak baik untuk lingkungan,” ujar Gennari.

Untuk urusan surat-menyurat, gunakan email, dan segala hal berkaitan dengan agenda meeting gunakan situs jejaring sosial semisal LinkedIn, Twitter, atau Facebook. Jejaring sosial ini memungkinkan lebih banyak orang yang bergabung dengan meeting yang Anda gelar. Bahkan, dengan cara ini Anda bisa meminta saran calon peserta meeting kudapan apa yang paling mereka sukai. Maka, Anda tak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk berbagai kudapan yang belum tentu mereka sukai. Lalu, distribusikan materi meeting melalui email atau USB. Dengan demikian, peserta tinggal membuka di notebook yang mereka bawa.

5. Cari sponsor agar green

Soal berhemat tanpa kertas, berarti soft copy harus diedarkan dengan USB. Sementara di toko-toko elektronik harga satu buah USB bisa Rp100.000?setara dengan satu atau dua rim kertas. Menyiasati mahalnya USB, carilah sponsor yang mau memasang logo mereka pada USB. Ini sangat membantu mengurangi biaya. Paketkan promosi ini dengan banner sponsor di situs PEO Anda atau hal-hal yang berkaitan dengan publisitas meeting yang Anda gelar di Internet atau newsletter. Ini bisa menjadi paket menarik bagi para sponsor.

6. Mahal sama dijinjing

Cara lain yang mudah tapi perlu lobi khusus adalah mencari meeting yang bersebelahan dengan ruang Anda. Lalu tanyakan kepada bagian sales, apakah memungkinkan menghidangkan hidangan yang sama persis. Tentu ini menghemat anggaran meeting Anda, sebab harga hidangan yang sejenis biaya produksinya lebih rendah daripada memesan berbagai hidangan. Ini tak hanya berlaku pada makanan saja. Untuk urusan panggung dan sewa audio visual, gunakan supplier yang sama dengan “tetangga” Anda itu. Dengan demikian, supplier bisa memberi harga khusus.

7. Lebih detail, lebih detail, dan lebih teliti

Langkah sederhana agar dapat menekan biaya produksi adalah meminimalisir adanya barang tertinggal. Usahakan check list Anda kian detail, begitu pula saat mengepak berbagai pernik meeting menuju venue. Periksa kesesuaiannya dengan daftar, jangan sampai ada yang tercecer agar hemat tenaga dan juga biaya. Bayangkan bila venue itu di luar kota atau pulau, tentu biayanya kian bertambah pula.

Penulis: Harry Purnama