Besar atau kecilnya keuntungan organizer dari sebuah acara sangat dipengaruhi oleh kepiawaian dalam memilih dan menentukan vendor. Berikut ini beberapa tips dari Susilowani Daud, Managing Director Pacto Convex, untuk mendapatkan harga terbaik dari para vendor.Â
1. Spesifikasi Produk
Mengenal dan memahami spesifikasi produk merupakan hal wajib bagi organizer. Pemahaman yang salah terhadap sebuah produk akan berujung pada kegagalan dalam memenangkan bidding dan menurunkan reputasi perusahaan.
2. Jangan Mengandalkan Internet
Bagi organizer baru, boleh saja mencari acuan harga dari Internet. Namun, biasanya harga dasar barang tersebut bisa saja jauh lebih rendah. Lakukan riset mendalam untuk mendapatkan harga terbaik.
3. Vendor Pertunjukan Seni
Kalau yang kita cari adalah vendor untuk pertunjukan seni, seperti tari-tarian, live music, perkusi, atau lainnya, patokannya adalah audien dan anggaran klien. Kalau acaranya dihadiri oleh para seniman, pertunjukannya tidak bisa sembarangan, otomatis bujetnya juga besar. Namun, kalau untuk pebisnis, mereka tidak terlalu peduli, yang penting meriah sehingga tidak harus mahal.
4. Bank Data Vendor
Keberadaan bank data vendor sangat membantu organizer mengelola sebuah acara. Bank data vendor ini sebaiknya diklasifikasikan berdasarkan jenis dan skala acara (kecil, menengah, besar/mewah) sehingga memungkinkan organizer dapat dengan cepat menentukan vendor yang perlu dihubungi untuk mendapatkan harga terbaik sesuai jenis dan skala acara. Â
5. Evaluasi dan Vendor Cadangan
Tidak semua vendor dapat diandalkan. Bisa saja produk yang mereka bawa tidak sesuai dengan yang mereka janjikan. Demi nama baik dan bentuk pertanggungjawaban pada klien, organizer harus selalu siap dengan beberapa vendor cadangan yang dapat dihubungi dengan cepat untuk mengatasi ketersediaan produk agar sesuai dengan permintaan klien. Bila vendor itu tidak memenuhi komitmen, organizer dapat mencoretnya dari bank data.
Selain legalitas dan reputasi kerja, untuk mendapatkan harga terbaik, organizer perlu menghindari penggunaan satu jenis produk hanya dari satu vendor. Pasalnya, dengan adanya pembanding, harga sewa dapat lebih ditekan.
Penulis: Harry Purnama
