Perencanaan dalam membuat sebuah event ada banyak, dari mulai mengkoordinir tempat hingga berkomunikasi dengan peserta. Membawa beberapa teknologi baru ke dalam sebuah event mungkin bukanlah hal utama pada daftar Anda, tapi memanfaatkan alat yang tepat dapat membuat event lebih mudah dikontrol dan membuat kesan yang menarik.
Namun, bukan berarti Event Organizer (EO) harus menggunakan teknologi mahal atau sulit digunakan, seperti drone yang terbang mengitari peserta dan membuat mereka kagum atau menggunakan teleporter untuk mempercepat peserta sampai di tempat acara. Namun, hanya dengan menggunakan aplikasi mobile dan platform online dapat menjadikan acara Anda lebih berkesan dan lancar.
Menurut hasil survei dari buku 2014 State of Mobile Event Technology, perencana event akan memanfaatkan aplikasi mobile untuk pertemuan, dari segala bentuk dan ukuran, untuk menyukseskan acara. Dikutip dari mixmeetings.com, ada empat aplikasi mobile yang dapat membantu Anda dalam sejumlah acara, terutama dalam pertemuan, baik itu sebelum pertemuan, di dalam pertemuan maupun setelah pertemuan, yaitu:
1. Crowd Mics: Bila Anda membutuhkan banyak asisten hanya untuk berlari-lari di ruangan untuk mengantarkan microphone kepada peserta yang akan bertanya, mungkin Anda bisa menggunakan aplikasi ini. Crowd Mics adalah aplikasi mobile di iOS dan Android yang akan mengubah ponsel Anda menjadi seperti microphone. Aplikasi ini akan berintegrasi dengan perangkat sound system yang ada di ruangan Anda. Dengan demikian, Anda tak perlu lagi repot-repot menyewa asisten dalam jumlah banyak hanya untuk mengantarkan microphone.
2. Eversnap: Sebuah gambar bisa memiliki banyak makna, tapi terkadang Anda tidak dapat menangkap seluruh momen yang ada di ruangan yang luas hanya dengan beberapa fotografer yang Anda gunakan. Eversnap akan menjawab permasalahan Anda dengan menyediakan sebuah platform yang akan mengumpulkan seluruh foto dan video yang diambil oleh setiap peserta acara.
3. Speecheo: Speecheo akan membantu Anda untuk menyebarkan materi konferensi secara online kepada seluruh peserta. Selain lebih ringkas, hal tersebut juga lebih ramah lingkungan dibandingkan harus mencetak materi konferensi dan membagikannya kepada banyak peserta. Program ini sangat sukses di industri event, bahkan telah memenangkan kompetisi startup Imex American.
4. Sli.do: Tidak semua peserta meeting atau konferensi berani menyampaikan pendapat atau ide di hadapan khalayak ramai. Dengan aplikasi Sli.do, setiap peserta dapat berpartisipasi dalam sebuah poling serta dapat menyampaikan pertanyaan kepada para pembicara atau panelis.
Penulis: Reisha Pahlevi
