Menyambut diberlakukannya era new normal oleh pemerintah, para pemilik gedung pameran bersiap menyambut diselenggarakannya event untuk pertama kalinya dengan membuat SOP yang berbasis pada protokol COVID-19 agar dalam penyelenggaraan event nantinya peserta maupun pengunjung pameran merasa aman dan nyaman.
Ralph Scheunemann, Direktur Pemasaran Jakarta International Expo, mengatakan, semua venue sudah mendapatkan SOP mengenai protokol kesehatan yang bersumber dari asosiasi global seperti ICCA dan UFI.
“Sebagai contoh, JIExpo adalah anggota ICCA dan UFI yang sudah jelas mengeluarkan buku manual sebagai panduan mengatasi COVID-19, artinya kita tinggal mengikuti. Itu semua tidak ada gunanya kalau pintu tidak dibuka oleh pemerintah. Kita saat ini sebaiknya menunggu, melakukan berkoordinasi erat lalu kita bicara dan kita meyakinkan pemerintah bahwa kita siap,” jelas Ralph.
Setelah meyakinkan pemerintah, menurut Ralph, venue harus meyakinkan para organizer karena nantinya akan ada protokol yang harus dijalankan secara bersama-sama dalam penyelenggaraan event. Dan yang paling penting, saat menggelar pameran dimulai dari skala kecil dulu, lalu berkembang menjadi pameran yang besar.
“Cuma di satu sisi kita jangan terburu-buru, jangan sampai nanti ada yang hilang, ada EO memaksakan pameran tapi nantinya back fire. Kita harus sabar menunggu hingga waktunya datang,” tegas Ralph.
Sementara menurut Hosea Andreas Runkat, Direktur Konvensi Balai Sidang Jakarta Convention Centre, syarat utama penyelenggaraan event ada tiga, yaitu tracing, higienitas, dan physical distancing.
Untuk masalah higienitas, semua venue sudah biasa menjalankannya, yaitu dengan cara melakukan pembersihandan sanitasi, serta melakukan pembersihan filter udara. Menurut Andre, inti dari protokol COVID-19 adalah pada crowd control, yaitu mengontrol jumlah orang di dalam suatu venue atau ruangan.
“Crowd yang kami harapkan adalah di posisi 30 persen at one time. Dalam artian bukan 30 persen secara total jumlah pengunjung, tapi dihitung berdasarkan luasan ruangan. Jadi, 30 persen adalah batas maksimal yang dihitung dari kapasitas ruangan dalam kondisi normal,” jelas Andre.
Andre mencontohkan, pameran B2C selalu ramai pada akhir pekan. Yang menjadi pekerjaan rumah adalah bagaimana caranya ramai setiap hari. Bisa jadi jumlah pengunjung tidak harus dikurangi. Sebagai ilustrasi, pada era normal jumlah pengunjung pameran lima hari totalnya 100.000 orang, maka harus bisa dibagi rata jumlah pengunjung pameran setiap harinya sebanyak 20.000 orang.
“Itulah pekerjaan rumah kami dari sisi venue dalam hal pengontrolan dan dari sisi organizer untuk mengatur flow pengunjung. Kita masih ada kesempatan untuk exercise how-nya dan apakah perlu pengunjung pameran diatur jamnya atau dengan pengaturan keluar satu masuk satu. Misalkan suatu ruangan berkapasitas 300 orang, organizer bisa menjaga maksimal sebanyak 300 orang berada dalam ruangan,” jelas Andre.
