Pandemi COVID-19 yang melanda hampir seluruh negara di dunia memaksa pelaku industri untuk beradaptasi ke digital. Harry Dwi Nugraha, pendiri EGO Global Network, mengatakan, pandemi COVID-19 membuat banyak kegiatan MICE ditunda, bahkan mengalami pembatalan. Melihat kondisi tersebut, banyak pelaku usaha yang melakukan kegiatan MICE secara digital atau virtual, seperti halnya webinar, konser musik online, hingga fashion show secara virtual.
“Bisnis virtual event akan menjadi lahan baru yang sifatnya komplementer, bukan substitusi dari event offline. Bisa dikatakan hybrid juga, yang intinya bisa bersanding antar-keduanya dan bisa dilakukan oleh siapa pun,” kata Harry.
Meskipun secara virtual, menurut Harry, sebuah acara MICE tetap membutuhkan event organizer (EO) untuk mengatur jalannya acara. Hal ini dijadikan peluang yang besar bagi EO untuk tetap mempertahankan bisnisnya di tengah pandemi COVID-19.
“Semua kegiatan pasti butuh EO, dan EO untuk kegiatan virtual itu kami sebut virtual show management. Ini bisa menjadi inovasi terbaru bagi para EO, apalagi melihat cash flow EO saat ini hanya sampai Juni saja,” ujar Harry.
Harry menjelaskan, ada banyak keuntungan yang didapatkan dari virtual show management jika dibandingkan dengan EO konvensional. Beberapa keuntungan yang akan didapat ialah mudah, murah, serta tidak membutuhkan banyak tenaga dalam menyelenggarakan acara virtual.
“Kalau dari segi EO, membuat acara online ini tidak terlalu capek, tapi marginnya seru. Belum lagi dengan kemudahan dan biaya yang lebih murah, membuat para user lebih excited untuk menggelar acara online ini,” ucapnya lagi.
Ia mengungkapkan, sejak timnya menawarkan jasa virtual show management, margin yang didapatkan bisa sampai 40 persen. Berbeda saat menggelar event offline yang hanya mendapatkan margin 18 hingga 20 persen.
“Beberapa klien yang datang ke kami juga banyak yang mengatakan bahwa kegiatan online ini lebih efisien karena tidak perlu sewa venue, hotel, biaya katering, dan lainnya,” Harry menambahkan.
Dalam pelaksanaannya, virtual show management harus memerhatikan beberapa faktor utama untuk menggelar kegiatan online. Beberapa di antaranya ialah listrik yang stabil dan pemilihan aplikasi meeting terbaik untuk mendukung kegiatan onlinenya. Menurutnya, stabilnya listrik dapat memengaruhi konektivitas internet yang menjadi perangkat utama dalam menggelar event online.
“Makanya, kami kalau waktu host harus pakai genset agar internetnya stabil. Selain itu, harus langgan cloud meeting juga, cari yang paling terbaik karena saat ini pilihannya sudah banyak. Kalau mau yang mahal ada Go To Webinar, lalu yang sederhana ada Zoom, Google Meet, atau lainnya,” ungkapnya.
Oleh karenanya, pendekatan yang dilakukan virtual show management bersifat massal, bukan kualitas. Pelaksanaan event virtual harus dilakukan secara berkala agar investasi yang telah dikeluarkan di awal penggunaan tidak menjadi sia-sia. Investasi yang dimaksud ialah biaya yang dikeluarkan saat membayar langganan aplikasi meeting untuk kegiatan virtual.
“Kegiatan massal itu maksudnya kita tidak bisa sekali bikin acara, harus rutin, karena investasi harus kita jaga. Kalau sudah langganan lalu kita berhenti jadi rugi, dong, makanya kita harus terus ada kegiatan. Contohnya kegiatan Baku Sapa yang saya buat dilakukan seminggu sekali,” jelasnya.
