8 Tips Mengadakan Acara yang Inspiratif

Wednesday, 12 June 19 Bonita Ningsih

Mengadakan kegiatan meeting atau konferensi tidak harus selalu berada di ruangan tertutup. Anda bisa mencontoh ide berikut ini agar kegiatan Anda lebih menarik bagi para peserta.

1. Menambah Jaringan yang Menguntungkan

Sebelum membuat acara, pastikan Anda sudah memiliki jaringan yang luas dan menguntungkan. Dengan begitu, Anda dapat memilih tamu yang tepat dan menguntungkan untuk datang ke acara yang akan dibuat. Tawarkan acara yang paling terbaik agar banyak delegasi yang datang sehingga hal ini akan menguntungkan untuk membangun lebih banyak jaringan. Selain itu, Anda juga perlu menghadirkan industri lokal yang berkembang sehingga dapat menarik perhatian para tamu hadirin.

2. Lokasi yang Menarik

Pemilihan lokasi acara juga perlu dipertimbangkan dengan baik. Tempat yang menarik akan membuat kesan pertama yang mengesankan. Anda bisa memilih lokasi di ruang konferensi dengan teknologi canggih atau mencoba di sebuah situs bersejarah. Lokasi bersejarah akan menjadi pengalaman terbaik sekaligus menginspirasi bagi para tamu undangan.

Buat daftar untuk menentukan lokasi acara yang terbaik. Ruang kecil yang dibangun khusus dan serbaguna juga bisa menjadi tempat yang mengesankan. Untuk mencoba situs bersejarah, Anda bisa mencari situs-situs unik seperti museum, ruang teater, hingga pabrik teh yang masih bisa berfungsi. Pilih lokasi yang paling menarik dan unik di setiap acara yang ingin Anda buat.

3. Buat Kegiatan Memacu Adrenalin

Sebelum melaksanakan acara, ada baiknya Anda membuat kegiatan yang menarik untuk tim pelaksana. Ini bertujuan untuk membangun tim yang menyenangkan dan produktif. Pilih acara yang sedikit memacu adrenalin dengan mempertimbangkan tantangan fisik dan mental seseorang. Tujuannya adalah untuk mendorong para peserta agar dapat bekerja sama dan lebih memahami satu sama lain. Beberapa pilihan kegiatan yang dapat dilakukan adalah menelusuri sungai, bersepeda di alam bebas, kegiatan membersihkan pantai, dan sebagainya.

4. Penghijauan

Merawat dan melindungi Bumi dari kerusakan harus dilakukan secara berkelanjutan. Banyak cara yang dapat dilakukan, salah satunya ialah saat membuat acara berskala besar dan pertemuan internasional. Anda dapat membuat acara dengan mengurangi pasokan karbon di dalamnya, misalnya dengan membuat desain stan serba hijau, melakukan pertemuan tanpa menggunakan kertas, hingga menggunakan akomodasi yang ramah lingkungan.

5. Berkenalan dengan Budaya

Saat ini, delegasi banyak yang mencari pengalaman yang mendalam dari sebuah perjalanannya. Selain mengunjungi tempat-tempat wisata, mereka juga akan memperkaya pengetahuan tentang budaya lokal yang ada di lokasi acara, misalnya saja berbincang dengan penduduk asli suatu daerah, belajar tarian tradisional, hingga keterampilan khusus yang dipunya oleh penduduk asli sana.

6. Siapkan Akomodasi Menarik

Untuk pertemuan yang lebih kecil atau grup insentif, hotel yang unik dan keren dapat membuat acara menjadi lebih berkesan. Hotel atau tempat penginapan lainnya harus memiliki fasilitas yang sangat baik dan tentunya terjamin keramahannya. Pastikan juga hotel tersebut menyediakan ruang pertemuan untuk rapat dan menyediakan makanan prasmanan di dalamnya.

7. Siapkan Makanan Lezat

Makanan merupakan salah satu hal yang dapat menghancurkan suatu acara. Karena itu, sajikan beberapa warisan kuliner dari beberapa daerah sehingga memudahkan para tamu untuk memilih makanan yang tepat untuk disantap. Siapkan makanan lezat dari katering terbaik yang menyajikan makanan halal serta hidangan lokal. Ajak para tamu untuk berkeliling agar dapat mencicipi semua sajian yang dihidangkan. Selain itu, siapkan beberapa makanan paling lezat untuk dijadikan oleh-oleh bagi para delegasi.

8. Mengandalkan Orang Lokal

Dalam membuat sebuah acara, penting untuk memerhatikan hal besar hingga detail kecilnya. Untuk membuat acara yang tak terlupakan, Anda membutuhkan banyak bantuan untuk mengeksekusi acara tersebut, terutama ketika berada di negara asing. Anda membutuhkan dukungan dari mitra lokal untuk mempermudah membuat suatu acara di daerahnya. Dengan bantuan mereka, Anda akan dimudahkan untuk menemukan lokasi acara, akomodasi, hingga acara jalan-jalan seusai acara.