Industri MICE tak bisa dilepaskan dari kegiatan proses lelang atau bidding. Agar bisnis sebuah PEO (Professional Exhibition Organizer) dan PCO (Professional Conference Organizer) tetap berjalan, maka mereka harus aktif mengikuti bidding untuk memenangkan penyelenggaraan event maupun konferensi.
Di Indonesia, salah satu lembaga yang sangat sering mengadakan kegiatan meeting adalah lembaga pemerintahan. Untuk dapat kebagian “kue” penanganan meeting lembaga pemerintahan, Mohamad Adya Laksamana Sudradjat, Direktur PT Laksmindo Bahtera, memberikan beberapa tips penting berikut ini.
1. Langganan aplikasi/platform yang khusus diciptakan untuk mendapatkan info-info tentang tender pemerintah, khususnya di LPSE, agar tidak ketinggalan informasi.
2. Ketika memutuskan ikut tender, pastikan membaca dokumen pengadaan lembar data pemilihan, kerangka acuan kerja, dan lembar data kualifikasi untuk mengetahui apakah Anda benar-benar memenuhi kualifikasi sehingga bisa mengikuti lelang tersebut dan tidak akan gugur secara teknis maupun kualifikasi. Jangan lupa mengecek jadwal aanwijzing (tanya jawab) dan pastikan Anda menanyakan semua hal-hal yang belum jelas agar semakin yakin apakah dapat memenuhi kualifikasi penyedia dan teknis lelang tersebut.
3. Apabila memutuskan untuk ikut lelang dikarenakan Anda merasa memenuhi kualifikasi, baik teknis maupun kualifikasi penyedia, pastikan tim tender yang membuat dokumen penawaran teknis tidak salah memasukkan persyaratan teknis yang tercantum dalam lelang karena dalam event pemerintah proses admin sangat menentukan dan sangat diperhitungkan. Satu saja persyaratan teknis tidak terpenuhi, maka akan gugur.
3. Pastikan harga yang ditawarkan kompetitif. Sebab, dalam tender pemerintah, penawaran harga sangat menentukan. Makin murah harga yang ditawarkan, peluang menang makin besar.
4. Pastikan upload dokumen penawaran admin, teknis, dan harga sebelum tenggat H-1 atau H-2 untuk meminimalisir ada gangguan jaringan ketika mengunggah dokumen.
5. Saat dipanggil dalam proses pembuktian, pastikan membawa semua dokumen asli yang telah diunggah dan dilampirkan dalam dokumen penawaran admin, teknis, dan harga. Apabila dokumen aslinya tidak dapat dibawa, maka Anda dapat membawa dokumen salinan legalisir yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang.
