Tips Membuat Acara dengan Anggaran Minim

Monday, 17 June 19 Bonita Ningsih

Untuk membuat sebuah acara memang diperlukan banyak persiapan. Bukan hanya persiapan dari sumber daya manusianya, tapi juga persiapan anggaran perlu diperhatikan. Tidak hanya dengan anggaran yang besar, membuat acara juga bisa dengan anggaran yang kecil.

Dengan anggaran yang minim, Anda juga bisa membuat acara yang menarik dan berkesan bagi para tamu yang datang. Berikut ini beberapa tips yang dapat Anda lakukan untuk membuat acara dengan anggaran minim, seperti dikutip dari www.gevme.com:

1.Siapkan Lokasi Acara Lebih Awal

Menemukan tempat yang cocok sesuai acara memang menyulitkan, oleh karena itu diperlukan waktu lebih awal untuk mencari informasi terkait lokasi yang diperlukan. Setelah menemukan lokasi terbaik, segera lakukan pemesanan tempat agar Anda mendapatkan tawaran harga spesial.

Jika ingin mendapatkan harga yang lebih rendah, Anda bisa memilih tanggal acara yang kurang diminati oleh kebanyakan orang. Pastikan dengan harga yang sudah ditetapkan, Anda masih bisa mendapatkan ruang dan fasilitas terbaik dari pihak pengelola tempat.

2. Pertimbangkan Lokasi dengan Biaya Transportasi

Mempersiapkan sebuah acara memang memerlukan waktu yang cukup panjang. Panitia pelaksana akan memerlukan banyak aktivitas yang dilakukan di lokasi acara. Untuk itu, pertimbangkan lokasi acara yang tidak terlalu jauh dari lokasi penginapan tim pelaksana dengan peserta acara nantinya. Hal ini untuk meminimalisir biaya transportasi juga karena pihak penyelenggara tidak perlu mengeluarkan ongkos transportasi terlalu besar untuk mencapai lokasi acara. Bahkan, bila perlu, jarak penginapan dan tempat acara bisa ditempuh dengan berjalan kaki.

3. Biaya Makanan dan Minuman

Untuk sebuah acara kuliner, sudah pasti akan mengutamakan makanan dan minuman di dalamnya. Pilihlah katering yang tidak terlalu mewah, namun tetap memiliki rasa makanan yang lezat. Hal ini dilakukan agar mendapatkan harga katering yang tidak terlalu tinggi.

Alternatif lainnya ialah dengan menyediakan makanan-makanan sederhana, seperti berbagai jenis salad, buah-buahan, kue dalam bentuk cup, dan minuman air kemasan. Anda bisa beralasan bahwa makanan dan minuman yang disediakan merupakan makanan sehat sehingga bagus untuk kesehatan tubuh.

4. Manfaatkan Digital

Kecanggihan teknologi saat ini bisa dimanfaatkan dengan baik. Untuk mengundang para peserta, tidak perlu lagi menggunakan kertas karena bisa dilakukan lewat digital. Selain untuk melindungi bumi, pengurangan kertas dapat menghemat anggaran karena tidak perlu lagi biaya percetakan. Teknologi ini juga dapat memfasilitasi perencanaan acara Anda, mulai dari pendaftaran, menampilkan jadwal acara, hingga berbagi informasi terkait acara. Anda bisa membuat website khusus acara atau aplikasi khusus yang dapat diunggah melalui smartphone.

Selain itu, digital juga dapat dimanfaatkan untuk ajang promosi acara agar dapat menarik tamu atau peserta yang lebih banyak lagi.

5. Kreatif

Mempersiapkan detail barang yang diperlukan di sebuah acara memang penting. Anda tidak perlu membeli semua barang-barang yang diperlukan karena akan membuat anggaran semakin banyak. Untuk itu, diperlukan ide-ide kreatif dari setiap tim pelaksana untuk membuat barang yang diperlukan dalam acara tersebut. Salah satu caranya ialah mendaur ulang barang-barang yang ada di rumah masing-masing. Pilih barang yang dapat dirancang dan diubah menjadi sesuatu yang berguna di acara nanti. Anda dapat mengubah bagian-bagian tertentu atau tidak sama sekali, dengan memberikan hiasan sehingga akan terlihat lebih bagus dan menarik.

Barang yang didaur ulang harus memiliki fungsional sehingga dapat digunakan berulang-ulang di beberapa acara. Hal ini tentunya akan meminimalisir biaya yang dikeluarkan dalam membuat sebuah acara.

6. Negosiasi

Saat mencari tempat acara, ada baiknya Anda melakukan negosiasi dengan pemilik tempat. Anda bisa meminta paket khusus untuk menyediakan beberapa fasilitas yang dapat digunakan saat acara berlangsung. Jika pemilik tempat belum bisa menyediakan fasilitas yang diinginkan, Anda perlu melakukan negosiasi lainnya. Dalam hal ini, Anda harus meminta keringanan biaya jika menggunakan vendor dari luar. Ini dilakukan karena ada beberapa tempat yang mengenakan biaya ekstra jika menggunakan vendor dari luar.

7. Kolaborasi

Setelah berhasil melakukan negosiasi, mungkin bisa mengarahkan ke kolaborasi. Dari sana, Anda dapat membangun kemitraan dengan orang baru sehingga berpeluang untuk mendapat sponsor jika ingin membuat acara lainnya.

8. Ajak Relawan

Ini menjadi ide yang menarik sebagai program sukarela atau program magang. Kehadiran orang-orang ini akan memberikan tenaga tambahan sehingga dapat meringankan beban pekerjaan di tim Anda. Para relawan dapat berkontribusi tanpa mengharapkan imbalan sehingga pihak penyelenggara tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk hal ini. Mereka hanya membutuhkan bimbingan yang tepat dan menjadikan acara tersebut sebagai tempat pembelajaran yang baik dalam membentuk sebuah tim. Mereka yang menjadi relawan akan mendapatkan fasilitas terbaik, seperti akses khusus dan gratis untuk masuk ke dalam sebuah konser, konferensi, atau acara yang sedang mereka bantu.