Force majeure, atau kekuatan luar biasa di luar kendali manusia, merupakan istilah yang awam digunakan dalam klausul/ pasal terakhir suatu kontrak. Apabila tidak diantisipasi dengan baik, force majeure bisa berujung pada urung hadirnya narasumber penting hingga pembatalan sebuah event. Untuk mengantisipasinya, ada baiknya hal-hal berikut ini menjadi pertimbangan Anda sebelum menyelenggarakan sebuah event.
- Force Majeure Tidak Membuat Anda Lepas dari Tanggung Jawab
Kebanyakan EO menganggap remeh pasal ini karena berasumsi force majeure tidak akan terjadi. Namun, jika sudah terjadi, pihak-pihak yang dirugikan akan menuntut ganti rugi, dan demi nama baik, EO harus mengganti kerugian atau menggeser acara dengan konsekuensi mengeluarkan biaya yang lebih besar.
- Jabarkan Force Majeure Secara Detail
Masing-masing force majeure membutuhkan penanganan yang berbeda. Kemacetan karena demonstrasi, banjir di seluruh kota, gempa bumi, atau kerusakan akibat kebakaran membutuhkan tindakan antisipasi yang berbeda. Jabarkan masing-masing force majeure yang dapat terjadi dan kemungkinan dampaknya, terutama pada perjanjian dengan klien-klien yang berkaitan langsung, seperti pihak venue, hotel, vendor transportasi, narasumber, pengunjung yang membeli tiket, atau pun pengisi acara. Misalnya, saat terjadi banjir, apakah EO tetap harus menyediakan transportasi untuk narasumber dari hotel menuju venue. Kalau ya, apakah ditanggung seluruhnya atau sebagian, maka pihak narasumber, vendor transportasi, dan juga hotel harus mengetahui dan menyepakatinya.
- Asuransikan Event Anda
Walaupun belum banyak asuransi yang meng-cover sebuah event, terutama yang khusus menangani Event Cancellation dan Non-Appearance Insurance, setidaknya gunakan asuransi kecelakaan untuk seluruh manusia yang terlibat di dalam acara tersebut.
- Cadangkan 10 Persen dari Anggaran Anda
Kalau asuransi secara keseluruhan dianggap terlalu mahal, setidaknya cadangkan 10 persen dari total anggaran Anda untuk mengantisipasi hal-hal yang tak terduga.
- Pelajari Risk Management, Strategic Management, dan UU Perlindungan Konsumen
Secara logis mengadakan acara di tempat terbuka akan lebih berisiko daripada diadakan di dalam ruangan karena berkaitan dengan perubahan cuaca dan faktor keamanan lainnya. Pahami ilmu-ilmu ini untuk mengambil langkah strategis demi suksesnya acara.
- Kenali Klien Anda
Klien yang melek hukum tidak akan mau menanggung kerugian dari sebuah force majeure. Misalnya, saat terjadi pembatalan event, pihak hotel bisa saja tidak mau mengembalikan uang muka, atau tetap akan menagih biaya penuh jika butuh perpanjangan kamar. Karena itu, perlu dibuat peraturan dan regulasi yang jelas di awal agar tidak ada celah yang merugikan.
