Segala jenis acara dalam sektor MICE membutuhkan izin penyelenggaraan yang umumnya dikeluarkan oleh pihak kepolisian. Tanpa adanya izin acara, pihak kepolisian berhak untuk membubarkan acara tersebut.
Dalam kegiatan “Pelatihan Berbasis Kompetensi Profesi Bidang MICE” secara online yang diadakan oleh Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, Direktur LSP (Lembaga Sertifikasi Profesi) MICE Adjat Sudradjat mengatakan bahwa dalam klaster Event Venue Management, salah satu unit kompetensi yang harus dikuasai oleh pelaku MICE adalah “Menangani Perizinan Event”.
Adjat mengatakan bahwa ada tiga tahapan dalam menangani perizinan event, yakni memastikan perizinan yang sesuai dengan peraturan hukum terkait kegiatan MICE, melakukan koordinasi dengan lembaga-lembaga di bidang hukum, serta mendapatkan perizinan yang dibutuhkan.
“Pengajuan izin itu minimal 30 hari kalau kegiatan internasional. Kalau nasional, minimal 15 hari. Kalau tujuh hari sebelum hari-H acara belum keluar izinnya, itu bisa dilanjutkan event-nya, yang penting sudah ada surat tanda terima permohonan izin atau pemberitahuan,” ujar Adjat.
Adapun untuk jenis persyaratan perizinan yang dibutuhkan tergantung dari lokasi kegiatan, skala kegiatannya apakah nasional atau internasional, serta jenis kegiatannya.
Lokasi kegiatan yang berbeda, beda pula persyaratan yang dibutuhkan. Menurut Adjat, apabila kegiatan dilaksanakan di tingkat kabupaten, izinnya cukup dari Kapolres. Sementara apabila kegiatannya diadakan berskala nasional, izinnya ditujukan ke Kapolda, dan untuk kegiatan yang berskala internasional atau diadakan di lebih dari tiga provinsi, seperti roadshow, maka izinnya ditujukan ke Kapolri.
“Untuk izin yang ditujukannya ke Kapolri, lampiran rekomendasinya harus ada dari polres, polda, dan mabes,” ujar Adjat.
Untuk persyaratan yang harus dilampirkan dalam mengajukan izin antara lain proposal kegiatan, agenda acara, susunan kepanitiaan, daftar delegasi, daftar nama pembicara, rekomendasi dari venue, rekomendasi dari polres, polda, dan instansi terkait lainnya, serta fotokopi KTP penanggung jawab acara dan fotokopi paspor pembicara.
Adjat menambahkan, perizinan tidak hanya diurus untuk event, tapi untuk memasukkan barang dari luar negeri serta mengeluarkannya lagi ke luar negeri juga harus memiliki izin tersendiri. Selain itu, ada juga perizinan untuk memasang reklame yang harus diurus terpisah.
“Karena itu, menjadi EO itu tidak harus pintar, yang penting cerdik. Kalau sudah berpengalaman mengadakan acara bertahun-tahun, pasti sudah tahu seluk-beluk perizinan dan persyaratannya,” ujar Adjat.
