Meeting virtual dan webinar adalah dua hal yang berbeda. Sayangnya banyak yang masih salah kaprah menyamakan keduanya.
Kegiatan meeting secara virtual atau webinar sudah jadi bagian dari aktivitas kita sehari-hari. Para organizer pun semakin terampil menyelenggarakan kegiatan MICE secara daring.
Secara teknis kegiatan meeting virtual dan webinar adalah dua hal yang berbeda. Bagi organizer, perbedaan ini berpengaruh dalam menentukan bujet biaya kegiatan yang diperlukan. Sayangnya masih banyak yang salah kaprah menyamakan keduanya, sehingga kerap kali menimbulkan kesalahpahaman antara organizer dan konsumen.
Meeting virtual:
· Melibatkan sekelompok orang yang bisa melakukan diskusi atau komunikasi interaktif dua arah, layaknya sedang melakukan pertemuan bisnis secara luring.
· Para partisipan atau peserta meeting bisa berinteraksi dengan memanfaatkan fitur-fitur yang terdapat di platform video telekonferensi. Seperti fitur chat, menyalakan video dan audio, breakout room, atau jika ditunjuk sebagai host dan co-host bisa menggunakan fitur share screen.
· Posisi penyelenggara acara atau host sangat penting untuk mengatur lalu lintas suara dan gambar yang akan ditampilkan.
· Platform meeting virtual yang cukup populer bisa menampung audiens sampai 1.000 orang.
Webinar:
· Fokusnya hanya komunikasi satu arah, antara lain; narasumber, panelis dan pembawa acara. Peserta hanya sebagai penonton yang keterlibatannya terbatas.
· Fitur video dan audio peserta akan dinon aktifkan oleh penyelenggara. Sehingga peserta hanya bisa menonton dan mendengarkan. Tanya jawab biasanya berlangsung lewat fitur chat.
· Platform meeting virtual mengizinkan peserta yang bergabung sampai 50 ribu orang.
· Organizer webinar bisa mempromosikan kegiatannya lewat email, sosial media, website, atau blog. Dan peserta wajib untuk mendaftarkan diri terlebih dahulu dan hadir sesuai jadwal.
Meeting virtual atau webinar sebenarnya sudah umum diadakan sebelum pandemi. Hanya saja, akibat pandemi kegiatan dengan konsep ini semakin massif sebagai media komunikasi, akan tetapi masih banyak yang sering menyamakan keduanya.
Tak masalah, karena kita sedang dalam tahap belajar sekaligus menyesuaikan diri dengan kenormalan baru. Harapannya, dengan mengetahui perbedaan keduanya, sehingga pasar menambah wawasan dan organizer semakin semangat mengembangkan pelayanan kepada konsumen secara professional dengan berbagai situasi kondisi yang dinamis di masyarakat luas, khususnya MICE.
English
Virtual Meeting Vs Webinar
Virtual meetings and webinars are different. Unfortunately, many still confuse the former with the latter.
Virtual meetings or webinars have become a part of our daily life. Organizers have also become more adept at organizing online MICE events.
Technically, virtual meetings and webinars are two distinctive activities. To organizers, these differences heavily affect event budgeting. Unfortunately, many still cannot see them, resulting in rampant misunderstanding between organizers and consumers.
Virtual Meetings:
â— Involves a group of people who can partake in two-way communication or discussion, just like how they would in an offline meeting.
â— The participants can interact using the features on the video teleconferencing platform, i.e. utilizing the chatbox, video and audio, breakout room, or share screen features.
â— The role of the host is crucial in arranging the audio and visual to showcase.
â— Well-known virtual meeting platforms can accommodate up to 1,000 audience members.
Webinars:
â— Webinars focus on one-way communication from the speakers, panelists, and MC. Participants only act as an audience with limited involvement.
◠Organizers disable participant’s webcam and microphone so they can only watch and listen to the webinar. The question and answer session occurs via the chat feature.
â— Virtual meeting platforms can accommodate up to 50,000 audience members.
â— Webinar organizers can promote their event via email, social media, or blogs. And participants need to register themselves and attend the event as scheduled.
Virtual meetings or webinars were already a part of our lives even before the pandemic. But the pandemic has promoted these concepts as massive communication media, although lots of people still cannot differentiate them.
That’s not a problem because we are currently still in a learning and adaptation process to the new normal. Hopefully, by knowing the characteristics of each event, the market will be more knowledgeable about MICE events, and thus encouraging better professional service from organizers.
