Urgensi Punya Biro Konvensi

Idealnya setiap daerah memiliki biro konvensinya sendiri agar dampak berganda dari kegiatan MICE bisa dirasakan merata tidak hanya di kota besar.

Industri MICE terus bergeliat di Indonesia. Di masa pandemi, kegiatan MICE tetap terselenggara meskipun secara online. Belakangan, seiring melandainya kasus Covid-19, kegiatan MICE secara hibrid, perpaduan offline dan online, mulai ramai diadakan.

Sayangnya, agenda kegiatan MICE kebanyakan berlangsung di kota besar seperti Jakarta dan Bali. Jakarta, sebagai ibukota tentu saja sarana dan prasarana untuk berkegiatan MICE terbilang lengkap. Begitupun Bali, ditambah destinasi wisatanya yang beragam Bali ibarat one stop shopping untuk MICE dan pariwisata.

Terpusatnya penyelenggaraan kegiatan MICE hanya di beberapa kota besar juga terjadi karena kurangnya pemasaran dan promosi ke kalangan internasional.

Di sinilah biro konvensi di masing-masing daerah seharusnya mengambil peran. Untuk meyakinkan bahwa destinasinya siap menjadi tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. Apalagi kekuatan MICE Indonesia ialah menyediakan tempat yang bagus, dengan fasilitas dan akomodasi yang baik tapi dengan harga yang terjangkau.

Biro konvensi juga berperan untuk melakukan promosi dan memperkenalkan destinasinya ke kalangan internasional.

Selain itu, dengan adanya biro konvensi, penyelenggara MICE bisa mendapat kesempatan yang sama, entah itu yang kelas menengah maupun tinggi. Karena harus diakui, kadang penunjukkan organizer untuk kegiatan MICE bisa jadi karena subyektivitas, itu kenapa biro konvensi mesti duduk bersama pemerintah membuat standarisasi sehingga tumbuh pemerataan.

Biro konvensi ini pula yang sedang dihidupkan kembali di Jakarta. Seperti disampaikan Koordinator Jakarta Tourism Forum (JTF), Salman Dianda Anwar dalam obrolan Podcast yang tayang di kanal YouTube MICE Indonesia. Ia mengatakan, “Kita sedang menghidupkan kembali (biro konvensi) dengan merevitalisasi fungsi-fungsinya sesuai dengan perkembangan zaman.”

Lebih lanjut menurut Salman, berdasarkan data Asosiasi Kongres dan Konvensi Internasional (ICCA) ada setidaknya 13.000 event yang diselenggarakan di dunia. Bayangkan kalau sekian persennya saja bisa diadakan di Indonesia tentu besar nilainya. Nah, biro konvensi ini yang bertugas memikirkan bagaimana untuk mendapatkan sekian persen dari potensi belasan ribu event tersebut.

Penting pula untuk diketahui, bahwa syarat untuk mengikuti bidding internasional ialah harus punya biro konvensi sendiri.

English

The Urgency for Convention Bureau

Ideally, each region has its convention bureaus so the effects from MICE can be distributed evenly, not just in big cities.

The MICE industry is persevering in Indonesia. During the pandemic, MICE events are still conducted, although online. Lately, as the number of COVID-19 cases started to decline, there are some hybrid (combination of offline and online) events that are becoming popular.

Unfortunately, most MICE agendas happen in big cities like Jakarta and Bali. Jakarta, as the capital city, surely has a number of facilities to support MICE events. Likewise, Bali has a list of very attractive tourist destinations that make it a one stop shopping for MICE and tourism.

The centralization of MICE in several big cities also happens due to lack of international marketing and promotion.

This is why a convention bureau in each area is necessary, i.e. to convince that their region’s destinations are ready to facilitate MICE events, especially since the strength of MICE Indonesia is providing good venues with high-quality facilities and accommodation at an affordable price.

Convention bureaus also play the role in promoting and introducing their destinations to potential international clients.

In addition, with convention bureaus, MICE organizers can receive equal opportunities, notwithstanding whether they come from the middle or upper class. We must admit that sometimes choosing an organizer for a MICE event can be a subjective decision, which is why a convention bureau must sit together with the government to create standardization that allows fair distribution.

This convention bureau is also a part of Jakarta’s current agenda. As mentioned by the Coordinator of Jakarta Tourism Forum (JTF), Salman Dianda Anwar, in our podcast on MICE Indonesia’s YouTube channel, “We are reviving the convention bureau by revitalizing its functions according to the current developments.”

Furthermore, Salman said that there are at least 13,000 events held globally, according to data from the International Congress and Convention Association (ICCA). Imagine if a small percentage of that number can be conducted in Indonesia. This convention bureau is responsible for brainstorming strategies to obtain that percentage.

Another important thing to realize is that a convention bureau is a requirement to participate in international bidding.